איך תמתגו נכון אירוע עסקי?

אירוע עסקי הוא לא רק מפגש קולגות הוא הזדמנות שיווקית שחבל לפספס. זו הזדמנות להעביר מסר, לחזק את המותג, ליצור חווית לקוח שלמה ולהפוך את המשתתפים בו לשגרירים שלכם. זו בדיוק הסיבה שעיצוב ומיתוג קריטיים להצלחת האירוע.

במהלך הקריירה שלי זכיתי לעצב ולמתג עשרות אירועי ענק וכנסים בינלאומיים בארץ ובחו״ל, והמסקנה שלי חד משמעית – אירוע עסקי זו הדרך שלכם להפוך לאוטוריטות בתחומכם ולהבליט את המותג שלכם.

מיתוג אירוע עסקי משתנה בהתאם ללקוח, לתקציב ולמטרות האירוע והמותג אך יש כמה דברים שהם חובה בכל אירוע עסקי מקצועי בכל סדר גודל:

1. עיצוב הזמנה
2. עיצוב שלטי הכוונה
3. עיצוב מצגת / מסכים
4. חומר שיווקי ממותג
5. עיצוב חלל / שלטי אווירה / קיר לצילומים
6. מתנות ממותגות

עיצוב הזמנה

הזמנה הוא האלמנט הראשון שיש לעצב לקראת אירוע עסקי כדי להודיע לכולם לשריין תאריכים לקראת האירוע הכי שווה בעיר.

ישנם כמה פורמטים אפשריים לעיצוב הזמנה:
1. הזמנה דיגיטלית – עיצוב בפורמט תמונה (JPG) שישלח בוואצאפ או יופץ כפוסט ברשתות החברתיות.
2. סרטון הזמנה – עיצוב ההזמנה בפורמט וידאו שיופץ בריל או בסטורי. במקרה זה אפשר לעצב את הסרטון כסרטון אנימציה עם אלמנטים שקשורים לאירוע או כסרטון שבו את מדברת ומזמינה לאירוע.
3. הזמנה מודפסת – ישנם מקרים שכדאי לעצב הזמנה, להדפיס ולהפיץ לקהל היעד בנוסף לדיגיטל.

לא חשוב באיזו הזמנה תבחרו חשוב שיהיו בה הפרטים הבאים: תאריך, מקום ולו״ז. מנסיון אני יכולה לומר שאנשים נרשמים מהר יותר ובקלות אם יש להם את כל הפרטים והם מבינים במה מדובר והאם מתאים להם התאריך והמקום.

עיצוב שלטי הכוונה

שלטי הכוונה ממותגים מתחלקים לשניים שלטי הכוונה מחוץ לאירוע ובאירוע עצמו.

שלטי הכוונה הנתלים ברחובות הסובבים את האירוע עוזרים למשתתפים לאתר את מקום האירוע ולהגיע בקלות. הם מזהים את המיתוג והשפה הגרפית מהחומרים השיווקיים שקדמו לאירוע ויכולים לאתר בקלות גם ממרחק את מקום האירוע. שלטי הכוונה אלה בדרך כלל יהיו דגלים הנתלים על עמודים באישור העירייה, דגלים סיניים או טראסים בכניסה למבנה או האיזור.

שלטי הכוונה בתוך האירוע מתאימים בדרך כלל לאירועים גדולים ורבי משתתפים. באירועים אלה יש כמה מוקדים פעילים במקביל לדוגמה הרצאות, תערוכה, תצוגת חברות, מפגשי 1 על 1 ואירועים נלווים. שלטי הכוונה הנמצאים בתוך האירוע עוזרים למשתתפים לאתר את המקום או ההרצאה אליהם הם רוצים להגיע. שלטים אלה יהיו רולאפים, שלטי חצים, עמודי טוטם או טראסים.

עיצוב מצגת / מסכים

באירוע שעיקרו הרצאות, אלמנט חובה הוא מצגת שתלווה את המרצה. המצגת עוזרת גם למרצה וגם למשתתפים. עיצוב מדוייק של המצגת שומר על עניין וקשב של המשתתפים באירוע ומשדר מקצועיות ואמינות. חשוב שהמצגת לא תהייה עמוסה בטקסטים אלה בתמונות וסרטונים מעניינים בכדי לא ליצור עומס ויזואלי ולאפשר דיוק וקשב מצד המשתתפים.

חומר שיווקי ממותג

אם האירוע כולל תערוכה, תצוגת חברות או מפגשי 1 על 1 עם אנשי מפתח בתחומכם כדאי להגיע עם חומר שיווקי ממותג בכדי להעצים את הנוכחות המותגית שלכם בזמן האירוע ובסיומו. החומר השיווקי צריך להתאים למותג שלכם ולקהל היעד, לעיתים תזדקקו לפלייר כדי להציג את השירותים שלכם או המוצר שלכם ולעיתים לכרטיס ביקור. לא חשוב במה תבחרו הקפידו על עיצוב המתאים לשפה הגרפית של המותג שלכם בכדי לשדר עקביות, מקצועיות ואמינות.

עיצוב חלל

לעיצוב חלל האירוע יש השפעה עצומה על האווירה, האופי, הווייב וחווית הלקוח באירוע. באירועים גדולים ניתן לעצב את החלל באמצעות הקמת מבנים מיוחדים התורמים לחלוקה לאזורי משנה באירוע, עיצוב שערים ייעודיים לכל מתחם, עיצוב מרכזי שולחן, מיתוג שולחנות , אביזרי נוי כגון פרחים, פסלים, פינות ישיבה וכריות הכל בהתאם לאופי וסוג האירוע.

באירועים קטנים יותר ניתן לעצב את החלל והאווירה בעזרת שלטי רולאפ, קיר צילומים בכניסה, שרשראות דגלונים ממותגים ואלמנטים בחיתוך צורני למרכזי שולחן או לתלייה בהתאם לסוג, אופי האירוע וקהל היעד שלו.

מתנות ממותגות

אחד האלמנטים שאני הכי אוהבת באירועים הוא מתנות למשתתפים (Giveaway). זו דרך יצירתית להעביר מסרים ואת ערכי המותג, לחזק את הנוכחות המותגית שלכם לאורך זמן וליצור חיבור רגשי עמוק עם הקהל שלכם.

המתנה לא צריכה להיות יקרה. אך חשוב שתהייה שימושית לקהל היעד שלכם. מתנה ממותגת ופרקטית מייצרת נוכחות במרחב, תורמת לשיווק המותג לאורך זמן גם הרבה אחרי שהאירוע הסתיים.

יש מגוון רחב של אפשרויות למתנות ממותגות החל מעטים, דיסק און קיי ועד מחברות, תיקים, משחקים ועוד אך החשוב ביותר שהיא תתאים למשתתפים. מתנה שימושית ומותאמת למשתתפים משדרת איכפתיות, חשיבה מחוץ לקופסה, יצירתיות, מעודדת נאמנות והופכת את המשתתפים המשתמשים בה בחיי היום יום שלהם לשגרירי המותג, ואל תשכחו את הפסיכולוגיה מאחורי המתנות – אנשים מרגישים שהשקיעו בהם ברגע שהם מקבלים משהו ומתנות ממותגות זו דרך מדהימה להראות לאנשים שמשקיעים בהם.

אם אתם נמצאים לפני אירוע עסקי ולא יודעים מהיכן להתחיל… צרו קשר ויחד נגשים את החלום שלכם לאירוע עסקי ממותג, מקצועי וייחודי.